Oleh: Adi Suparto

JOGJAKARTA, 24 Agustus. Pernyataan tegas yang dikeluarkan Universitas Gadjah Mada (UGM) baru-baru ini; bahwa institusi tidak bertanggung jawab atas dokumen fisik ijazah yang kini beredar, memicu perbincangan luas di kalangan akademisi maupun masyarakat umum. UGM menegaskan: sejak awal, pihaknya tidak pernah menerima permintaan klarifikasi maupun diminta memberikan pendapat terkait ijazah tersebut. Lebih lanjut, universitas menegaskan prinsipnya: sejak ijazah diserahkan kepada wisudawan, tanggung jawab atas fisik dokumen beralih kepada pemegangnya.

Pernyataan ini bukan sekadar jawaban administratif; ia menyentuh persoalan mendasar tentang batas tanggung jawab lembaga, keabsahan dokumen akademik, serta hak dan kewajiban pemilik ijazah. Berikut analisis menyeluruh dari sisi kepemimpinan dan yuridis.

Tanggung Jawab Pemimpin dan Sikap Lembaga

Pernyataan tegas dari pimpinan UGM mencerminkan ketegasan yang berlandaskan prinsip, bukan sikap menolak tanggung jawab. Ada beberapa hal mendasar yang dapat dipahami dari sikap tersebut:

Pertama, memisahkan “bukti fisik” dari “kebenaran substantif”. Ijazah bukanlah sekadar kertas yang dicetak dan diberi meterai. Yang utama dan menentukan keabsahannya adalah data, catatan, dan pengakuan akademik yang tercatat secara resmi dalam sistem dan arsip universitas. Kertas fisik hanyalah wujud fisik dari pengakuan tersebut. Jika kertas itu hilang, rusak, atau diperdebatkan; kebenaran akademiknya tetap tersimpan di lembaga.

Kedua, menetapkan batas tanggung jawab secara proporsional dan wajar. Seorang pemimpin yang bijaksana tidak memikul beban yang bukan kewenangannya. Setelah dokumen diserahkan secara sah kepada penerimanya, maka penerima lah yang berkewajiban menjaga, menyimpan, dan memelihara dokumen tersebut. Lembaga tetap menjamin kebenaran isi dan data; namun fisik dokumen yang telah berada di tangan pemilik; itu adalah tanggung jawab pemiliknya. Batas ini wajar, adil, dan perlu ditegaskan agar tidak terjadi ketidakjelasan kewenangan.

Ketiga, menempatkan lembaga di posisi netral dan berprinsip. Fakta bahwa UGM menyatakan tidak pernah dimintai keterangan sebelumnya menunjukkan bahwa universitas tidak ingin terlibat dalam perselisihan pihak ketiga. Ia hanya menjelaskan aturan mainnya, tanpa memihak atau menghakimi siapa pun. Sikap ini penting agar institusi pendidikan tetap berdiri di atas prinsip kelembagaan, bukan di atas kepentingan pihak tertentu.

Analisis Yuridis: Keabsahan Ijazah dan Tanggung Jawab atas Dokumen

A. Status Ijazah Secara Hukum

Ijazah adalah surat keterangan sah yang membuktikan seseorang telah menyelesaikan jenjang pendidikan tertentu. Ia bukanlah satu-satunya bukti kelulusan, melainkan salah satu bentuk wujud dari pengakuan akademik tersebut. Secara yuridis dapat dibedakan dua hal yang saling berkaitan namun berbeda:

• Sumber keabsahan: Terdapat pada data, catatan, dan arsip resmi yang disimpan oleh perguruan tinggi. Selama data tersebut benar dan sah, maka pengakuan akademiknya tetap berlaku, terlepas dari bentuk fisik dokumennya.
  ​
• Wujud fisik: Kertas yang diterima wisudawan adalah bukti fisik yang diserahkan untuk dipergunakan. Tanggung jawab menjaga dan menyimpannya beralih kepada penerima sejak saat penyerahan.

Prinsip pokoknya: Keabsahan ijazah tidak bergantung pada kertas fisik yang dipegang seseorang, melainkan pada apakah data tersebut benar-benar tercatat dan disahkan oleh lembaga berwenang. Jika arsip universitas menyatakan seseorang lulus, maka dokumen fisik apa pun asli, salinan, maupun pengganti keabsahannya merujuk pada data di lembaga.

B. Prosedur Jika Ijazah Hilang atau Rusak — Jalur Hukum yang Sah

Apabila dokumen fisik ijazah benar-benar hilang atau rusak, sudah tersedia prosedur resmi yang berlaku di seluruh perguruan tinggi di Indonesia, dan tidak perlu terjadi sengketa yang menyeret pihak universitas. Prosedurnya adalah:

1. Membuat laporan kehilangan di kepolisian, memperoleh Surat Keterangan Kehilangan sebagai bukti sah bahwa dokumen tersebut benar-benar hilang, bukan diserahkan secara sukarela.

​
2. Mengajukan permohonan ke perguruan tinggi, membawa surat keterangan hilang, fotokopi identitas diri, pas foto, dan persyaratan lain sesuai ketentuan masing-masing institusi.

​
3. Verifikasi dan penelusuran arsip, pihak kampus memeriksa data induk untuk memastikan kebenaran kelulusan pemohon.

​
4. Penerbitan Surat Keterangan Pengganti — bukan ijazah baru yang sama persis, melainkan surat keterangan pengganti yang memiliki kekuatan hukum setara. Dokumen ini ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan dibubuhi meterai sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Adanya prosedur ini justru memperkuat pernyataan UGM: kertas fisik bukanlah yang utama. Selama data di lembaga masih ada dan sah, maka bukti fisik apa pun dapat digantikan melalui jalur resmi.

C. Jika Dokumen Fisik Berada di Tangan Pihak Lain

Apabila ijazah fisik kini berada di tangan pihak lain tanpa izin pemilik sah, maka hal tersebut menjadi urusan perdata antara pemilik sah dan pihak yang memegang dokumen, bukan tanggung jawab universitas. Pemilik sah tetap dapat memperoleh Surat Keterangan Pengganti melalui prosedur resmi di atas, tanpa harus menunggu dokumen fisik tersebut dikembalikan. Hal ini menunjukkan bahwa keabsahan akademik tidak bergantung pada siapa yang memegang kertasnya, melainkan pada data yang tercatat di lembaga.

D. Dasar Hukum yang Mendukung

• Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi — Pasal 88 menegaskan bahwa ijazah dikeluarkan oleh perguruan tinggi yang berwenang dan merupakan bukti sah penyelesaian program studi. Arsip dan datanya tetap menjadi milik dan tanggung jawab perguruan tinggi.
  ​
• Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi terkait Ijazah dan Sertifikat Pendidikan; menegaskan bahwa data induk tersimpan di lembaga, sedangkan fisik ijazah diserahkan kepada pemiliknya untuk disimpan dan dipergunakan.
  ​
• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, prinsip umum tentang penyerahan benda dan beralihnya risiko serta tanggung jawab atas benda tersebut kepada penerima sejak saat penyerahan. Penutup

Pernyataan UGM bahwa institusi tidak bertanggung jawab atas dokumen fisik ijazah yang telah diserahkan kepada wisudawan adalah tepat dan berdasar secara prinsip maupun secara hukum. Tanggung jawab lembaga adalah atas isi, data, dan kebenaran akademik; bukan atas kertas fisik yang sudah menjadi milik pemilik. Jika dokumen fisik hilang, rusak, atau berada di tangan pihak lain tanpa izin, jalur penyelesaiannya pun sudah tersedia secara hukum: lapor kehilangan, ajukan pengganti, dan biarkan data induk di lembaga menjadi sumber kebenaran yang tak tergoyahkan.

Ijazah sejati bukanlah kertas yang dipegang di tangan. Ijazah sejati adalah pengakuan akademik yang tercatat abadi di lembaga yang melahirkan ilmu tersebut